2.4.2024

Työympäristön kehittäminen avaimena toimiston kiinnostavuuteen

Työ on muuttunut pysyvästi monipaikkaiseksi ja monikanavaiseksi. Usea organisaatio on päätynyt hybridimalliin, jossa tarjotaan työntekijöille valinnanvapautta, eikä aseteta vaatimuksia lähityöskentelylle. Malli tuo kuitenkin organisaation uudenlaisten haasteiden eteen: mikä on jatkossa toimiston rooli ja miten saadaan ihmiset palaamaan toimistolle? Kuinka varmistaa tiimien välinen yhteistyö ja kohtaamiset? Mikä on sopiva määrä neliöitä, tilamoduuleja ja työpisteitä meille?

Työympäristösuunnittelu peilaa trendejä ja tarjoaa yksilöllisisiä ratkaisuja

Työnantajan tulee taata tasavertainen työntekijäkokemus riippumatta henkilön työnteonpaikasta, minkä vuoksi yhteiset hybridityöskentelyyn sopivat työtavat on löydettävä. Digitaalisten yhteistyöalustojen ja modernien neuvottelulaitteiden lisäksi yhteistyötä tuetaan erilaisilla älytoimistosovelluksilla, jotka parantavat työntekijäkokemusta toimistolla, lujittavat toimiston merkitystä ja auttavat tiimejä sekä yksilöitä suunnitelmallisempaan yhteistyöhön.

Selkeänä trendinä työympäristömuutoksissa on myös panostus määrän sijaan laatuun. Toimistoista pyritään luomaan houkuttelevia yksilöille, mutta painottaen kokonaisuuksissa erityisesti tiimityötä ja kohtaamisia tukevia tiloja. Myös yhteiset tapahtumat ovat aina vain tärkeämpiä organisaation kulttuurin sekä tiimien välisten kohtaamisten ja yhteistyön kannalta. Ilman tällaisia tapahtumia tai yhteen tuovia tiloja, tiimien väliset kohtaamiset jäisivät arjessa harvoiksi, innovaatioita jäisi syntymättä ja toisilta oppiminen olisi vähäistä.

Muutoksen edessä on kuitenkin tärkeää pysähtyä tarkastelemaan, vastaako tämä suuntaus juuri teidän organisaationne tarpeisiin, vai onko teillä trendistä poikkeavia tarpeita ja työskentelytapoja, joita tulisi vaalia ja tukea.

Yrityksen yksilöllisten ominaisuuksien ja työympäristötarpeiden tunnistaminen ja tukeminen ovat avainasemassa onnistuneen työntekijäkokemuksen ja tarkoituksenmukaisen työympäristön suunnittelussa. Toimitilavisiota ja strategiaa on hyvä lähteä rakentamaan yhdessä työympäristöasiantuntijan kanssa hyvissä ajoin ennen varsinaisia tiloihin liittyviä päätöksiä. Tulevaisuuteen varautumisen lisäksi työympäristökehitys auttaa sitouttamaan henkilöstöä ja parantaa työnantajamielikuvaa.

Data ohjaa työympäristön suunnittelua oikeaan suuntaan

Työympäristön suunnitteluprojekti starttaa yleensä tiedon eli datan keruulla. Sensoreilla kerätty tilankäyttöastedata antaa määrällistä tietoa lähtötilanteesta, kun taas havainnoimalla tai haastattelun keinoin voidaan lisätä ymmärrystä lukujen takana. Työympäristökysely on myös tehokas tapa kerätä määrällistä ja laadullista tietoa sekä antaa koko henkilöstölle mahdollisuuden osallistua projektiin. Kerätyn tiedon pohjalta tehty analyysi on työympäristökehityksen peruskivi, jonka päälle kokonaisuus rakennetaan.

Sopivan neliömäärän ja työympäristömallin määrittämiseksi sekä tilaohjelman laatimiseksi tulee olla syvä ymmärrys organisaation nykytilanteesta, toimintatavoista, tahtotilasta ja tulevaisuuden näkymistä. Tiivis yhteistyö ja tavoitteellinen yhteiskehittäminen yrityksen eri sidosryhmien kanssa ovat datan keruun ja analysoinnin lisäksi tärkeä osa työympäristökehittämisen prosessia. Ymmärrys läpi organisaation, aina johdon visiosta käyttäjien tarpeisiin, antaa avaimet onnistumiseen.

Askeleet henkilöstön innostamiseen ja tarkoituksen mukaiseen työympäristöön

Työympäristöön liittyviä ratkaisuja tulisi myös pyrkiä pilotoimaan, jotta nähdään käytännössä, miten suunnitellut ratkaisut toimivat. Pilotointeja voidaan toteuttaa eri skaalalla: kevyesti ja nopeasti esimerkiksi uusien tilatyyppien testaamiseksi tai kokonaisvaltaisemmin esimerkiksi työtilojen vyöhykkeistyksen testaamiseksi.

Pilotointiin kannattaa satsata, sillä sen avulla voidaan välttyä virheaskelilta sekä saada henkilöstö osallistumaan ja innostumaan työympäristön kehitysprojektista. On myös muutoksenjohtamisen kannalta hyödyllistä tuoda projekti näkyväksi toimistolla tai digitaalisella alustalla palautteen anto, kysymykset ja vuoropuhelu mahdollistaen. Positiivisen ja odottavan tunnelman luonti onnistuu parhaiten avoimen kommunikaation ja välittämisen keinoilla.

Miten siis tunnistaa juuri teidän organisaatiollenne toimivat ratkaisut? Etene askeleittain – Tutki, Kysy, Kuuntele, Haasta, Pilotoi, Kehitä, Validoi, Toteuta, Mittaa ja Jalosta.